株式会社アクトコール及び株式会社アクトコールのグループ会社である株式会社ＴＳＵＮＡＧＵ（以下、併せて「当会社」という。）は、暮らしに関わる様々なサービス提供を通じて、 住居利用者への安全・安心・快適・便利を提供しております。そうした中で、当会社は、お客様及び当会社に関わる方（以下「お客様等」という。） すべての個人情報について、適切に保護することが社会的責務として重要と考え、以下の方針に基づき、個人情報の保護、管理、運用、利用を徹底いたします。
１. 個人情報の取得・利用・提供
当会社は、当会社が運営する事業に関するサービスを提供するために必要な範囲でお客様等の個人情報（氏名、住所、電話番号、電子メールアドレス等の情報）を取得いたします。 取得したお客様等の個人情報は、それぞれのサービス等において相互に利用することがあります。また、当会社は、お客様等の個人情報を取得しようとする場合又は取得した場合には、 その利用目的をお客様等に明示し又は公表（若しくは通知）いたします。特定された利用目的の範囲を超えた個人情報の取り扱い、及び違法・不当な行為を助長する等の不適正な方法による個人情報の利用は行わないとともに、特定された利用目的の範囲を超えた利用を行わないための措置を講じます。
２. 法令・規範の遵守
個人情報の取り扱いにおいて、当該個人情報の保護に関し適用される国が定める指針、法令及びその他の規範を遵守します。 また、遵守規定（個人情報保護マネジメントシステム）を、これらの法令及びその他の規範に適合させ、 お客様等からご提供いただいた個人情報の漏洩及び流出を防止するため、適切な措置を講じます。
３. 個人情報の漏洩、滅失、棄損の防止及び是正に向けた安全対策の実施
当会社は、個人情報へのアクセスの管理、個人情報の持ち出し手段の制限、外部からの不正なアクセスの防止のための措置やその他個人情報の漏えい、 滅失又は棄損の防止、その他の個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じ、個人情報保護体制を継続的に向上させ、そのリスクを防止するとともに是正に努めます。
４. 個人情報保護の遵守規程（個人情報保護マネジメントシステム）の策定及び継続的改善
当会社は当会社に関わる全ての個人情報を適切に保護するために遵守規程（個人情報保護マネジメントシステム）を策定します。 さらにお客様等のニーズや最新のＩＴ技術の動向を踏まえ、継続的に見直し・改善して参ります。また、当会社で働く全ての者は、 知り得る個人情報を保護することが重要な責務であることを認識し、策定された遵守規程を着実に実施して参ります。
５. 問合せ・苦情への対応
当会社は、保有する個人情報に対するお問合せや苦情に対して、受付、対応の体制と手順を整備し、迅速に対応いたします。
制 定 日: 2009年5月1日
最終改定日: 2021年10月1日
株式会社アクトコール
代表取締役社長: 羽星一矢
個人情報に関わるお客様等が提供された個人情報の確認、訂正、苦情については、下記の当会社窓口までお願いいたします。
【お客様相談室】TEL: 03-6823-1218 受付時間: 平日10:00～12:00、13:00～16:00
株式会社アクトコール
個人情報保護管理責任者
事業管理部 執行役員 渡邉 汐莉
「個人情報の保護に関する法律」（以下「法」という）に基づき、以下の事項を公表致します。
１. 個人情報取扱事業者の名称及び代表者
株式会社アクトコール 代表取締役社長 羽星 一矢
２. 個人情報の利用目的の公表に関する事項
（ア） 書面以外で直接個人情報を取得する場合及び間接的に個人情報を取得する場合における利用目的（法第18条1項）
お客様から直接書面に記載された個人情報を取得する場合は、その都度、利用目的を明示させて頂きます（法第18条2項）。 それ以外により個人情報を直接取得する場合、又は間接的に取得する場合は、次の利用目的の制限の範囲内で取り扱わせて頂きます（法第18条1項）。 ただし、以下の（イ）の場合は除きます。
| 「個人情報」の類型 | 利用目的 | |
| ［1］ | 当社が直接書面により取得する個人情報で、氏名、会社名又は屋号、住所、役職、電話番号、FAX番号、HPアドレス、業種 | 当社が運営する事業におけるサービスの提供などをするため、及び、当社と取引を開始するにあたり（採用希望者においては当社に入社するにあたり）当社所定の審査を実施するために、利用いたします。なお、画像については、防犯の為に利用いたします。 |
| ［2］ | 当社が直接書面以外により取得する個人情報で、氏名、会社名又は屋号、住所、役職、電話番号、FAX番号、HPアドレス、業種、音声、画像、サービス依頼内容に関する事項 |
※取引開始希望者（個人事業主、または法人代表者その他の役員の情報）における利用目的は以下の通りです。
取引開始・契約締結に先立ち当社所定の与信その他必要な審査を実施するための利用
※採用希望者における利用目的は以下の通りです。
・採用希望者への情報提供及び連絡、入社前の当社所定の審査、その他選考活動に関する利用
※従業員に関する個人情報における利用目的は以下の通りです。
・雇用及び人事管理のための利用
※退職者における利用目的は以下の通りです。
・退職者への会社からの業務、懇親等の必要に応じた連絡、在職中の社内経歴及び勤務・就業、安全管理状況等の把握 、その他退職者管理のための利用
（イ） 委託された「個人情報」の「利用目的」（法第18条1項、法第23条5項1号）
当社が委託された「個人情報」の「利用目的」は次の通りです。
| 「個人情報」の類型 | 利用目的 | |
| ［1］ | 当社が運営する事業に関し、当社が他社より委託された場合に取得する情報で氏名、会社名又は屋号、生年月日、住所、電話番号、購入履歴、契約内容、企業業績などに関する事項 | 第三者が提供するサービスに関連する受託業務を行うために利用します。 |
３. 「保有個人データ」に関して「本人の知り得る状態」に置くべき事項(法第２７条１項1号)
※取引開始希望者（個人事業主、または法人代表者その他の役員の情報）における利用目的は以下の通りです。
取引開始・契約締結に先立ち当社所定の与信その他の審査を実施するための利用
※採用希望者における利用目的は以下の通りです。
・採用希望者への情報提供及び連絡、入社前の当社所定の審査、その他選考活動に関する利用
※従業員に関する個人情報における利用目的は以下の通りです。
・雇用及び人事管理のための利用
※退職者における利用目的は以下の通りです。
・退職者への会社からの業務、懇親等の必要に応じた連絡、在職中の社内経歴及び勤務・就業、安全管理状況等の把握 、その他退職者管理のための利用
４. 個人情報の「第三者提供」について（法第２３条1項）
当社はお客様より取得させていただいた個人情報を適切に管理し、あらかじめお客様の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。ただし、次の場合は除きます。
・法令に基づく場合
・人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
・公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
・国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
５. 個人情報の「共同利用」について（法第23条第5項第3号関係）
当社は、以下のとおり個人情報の共同利用を行っています。
(1)共同利用するデータの項目
・お客様の個人情報：個人情報の利用目的の公表に関する事項に記載した「個人情報」の類型に同じ（ただし、株式会社インサイトとの共同利用は、同社と共同で提供するサービス「Always Plus」の提供に必要な範囲に限ります。）
(2)共同利用する者の範囲
・お客様の個人情報：株式会社アクトコールのグループ会社（株式会社ＴＳＵＮＡＧＵ）、及び株式会社インサイト
尚、株式会社アクトコールのグループ会社は、取引状況により変動する場合がございます。
(3) 利用目的
個人情報の利用目的の公表に関する事項に記載した利用目的に同じ（ただし、株式会社インサイトとの共同利用は、同社と共同で提供するサービス「Always Plus」の提供に必要な範囲に限ります。）。
(4) 共同利用責任者
株式会社アクトコール
住所：東京都新宿区四谷二丁目１２番５号
代表者：代表取締役社長 羽星 一矢
(5) 取得方法
郵送、WEBサイト、等を通じてお客様の個人情報を書面及びWEB登録等により取得
６. 本人にアクセスする場合の措置について
当社は、本人へのアクセスは原則として情報取得時に同意が得られている範囲とします。ただし範囲を超えて本人にアクセスする場合は、取得方法を通知し、本人の同意を得てからアクセスさせていただきます。
なお、事前に本人の同意が得られない場合は、初回アクセス時に取得方法を通知し、同意を得られた場合はその後継続してアクセスさせていただきます。
７. 個人情報の開示等のご請求等について
［1］利用目的の通知、開示請求、訂正等の請求、利用停止等の請求、第三者提供の停止の請求（以下、「開示など」といい、第三者提供に係る記録及び第三者提供を受けた場合に係る確認記録の開示も含みます。）のご請求のお申出先
個人情報の開示などのご請求のお申し出については、下記受付窓口に、ご連絡いただくようお願いいたします。
［2］開示などのご請求等の際にご提出いただく書面など開示等のご請求にあたっては、「個人情報開示、訂正、利用停止等申請書」をご提出いただきます。 「個人情報開示、訂正、利用停止等申請書」については、受付窓口にご連絡をいただいた際にお送りさせていただきます。
［3］ご本人様、代理人様の確認のための書類
開示などのご請求等の際に、ご請求された方がご本人様であることを確認するための書類をご提出いただきます。
【本人確認書類】次のいずれか1点
- 運転免許証の写し
- 旅券（パスポート）の写し
- 各種健康保険証の写し
- 各種年金手帳の写し
- 写真付住民基本台帳カードの写し
- 外国人登録証明書の写し
- 身体障害者手帳の写し
- 印鑑登録証明書（作成日より3ヶ月以内もの。余白に当該印鑑により捺印）
開示などのご請求等の際に、ご請求された方が代理人様（未成年者若しくは成年後見人の法定代理人様又は開示などの請求等をすることにつきご本人様が委任した代理人様に限ります。）の場合、上記【本人確認書類】記載の書類１点及び以下の書類をご提出いただきます。
【代理人確認書類】次のいずれか１点
- 法定代理人の場合
・代理人が後見人であることが記載された登記事項証明書
・本人及び代理人が共に記載され、その続柄が示された戸籍謄抄本又は住民票の写し - 任意代理人の場合
・代理権を示す旨の委任状
［4］個人情報の開示のご請求にかかる手数料
保有個人データの利用目的の通知の求め及び保有個人データの開示請求につきまして、「開示対象個人情報の利用目的の通知」の請求があった場合又は「開示対象個人情報の開示」の請求があった場合に、それぞれ1回のご請求ごとに、手数料として1,000円（消費税込み）を徴収させていただきます。
「個人情報開示、訂正、利用停止等申請書」ならびに「本人確認書類」を郵送する際に、1,000円分の郵便切手を同封してください。
８．安全管理措置のために講じた措置
当社は、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人データの安全管理のため、以下の措置を講じています。
| 物理的安全管理措置 | 個人情報が記載された紙媒体は施錠可能なキャビネットで保管し、閲覧可能な従業員を限定 事務所への立ち入りについて、入退館記録による管理。 |
| 技術的安全管理措置 | 個人情報の記載されたファイルへのアクセス制限の設定 |
| 組織的安全管理措置 | 個人情報保護体制の整備 個人情報保護に関する規程、マニュアルの制定とそれに基づく運用 個人情報保護委員会の定期的開催 個人情報保護に関わる社内規程、ルールの遵守状況についての定期的な内部監査の実施 漏えい等の事案の発生した場合の社内フローの整備 個人情報の取り扱いに関する苦情を受け付ける窓口の設置 |
| 人的安全管理措置 | 従業員との間で、個人情報の保護を含む秘密保持契約の締結（業務委託など、雇用契約の関係でない場合も同様） 入社時における個人情報保護の研修、及びその後、定期的な研修の実施 |
９. 「苦情・相談」の受付窓口に関する事項（法第２７条１項４号、施行令第８条、法第３５条）
個人情報の取り扱いに関する苦情・相談の申出先については、下記までお申し出下さい。
| お電話による場合 | 株式会社アクトコール 個人情報に関するお客様相談室 03-6823-1218 |
|---|---|
| お手紙による場合 | 〒160-0004東京都新宿区四谷二丁目12番5号 株式会社アクトコール 個人情報に関するお客様相談室 |
| 電子メールによる場合 | 株式会社アクトコール 個人情報に関するお客様相談室 pms@actcall.jp |
| ご来社について | 直接ご来社頂いてのお申し出はお受け致しかねますので、その旨ご了承頂きますよう、お願い申しあげます。 |
【認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先】 ※当社の商品・サービスに関する問合せ先ではありません。
認定個人情報保護団体の名称
一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）
苦情の解決の申出先
個人情報保護苦情相談室
住所：106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号 六本木ファーストビル内
TEL：0120-700-779 （03-5860-7565）
